Vamos Ouvir os Nossos Colaboradores: Town Halls

Ouvir os colaboradores é uma das práticas mais poderosas que podemos aplicar para fortalecer a nossa cultura interna e fortalecer os níveis de compromisso da organização.

A escuta organizacional é indispensável no contexto atual das organizações, onde uma força de trabalho cada vez mais diversa espera ter espaços, iniciativas e ferramentas online para canalizar seu feedback aos líderes da organização.

Já me referi a uma dessas ferramentas em um post publicado há pouco tempo: nossa rede social interna GOconnection, que funciona como o eixo central da nossa cultura organizacional.

Hoje quero fazer referência a uma iniciativa que implementamos especificamente para fortalecer a nossa escuta organizacional: os town halls (conselhos ou assembleias, em português).

Apesar de que a grande maioria dos colaboradores não participam em decisões chave para o negócio e a organização, desde o início são afetados pelas mesmas, e isso se reflete, para o bem ou para o mal, nos níveis de compromisso, satisfação e produtividade.

Segundo a Raconteur quase 80% dos colaboradores nunca foram consultados a respeito de suas preferências de benefícios e recompensas. No entanto, 64% dos colaboradores dizem que as decisões unilaterais dos superiores representam seu principal problema e 38% afirma que a proatividade diminui quando suas idéias são desestimuladas sem avaliação prévia (SHRM).

Mas quando os colaboradores se sentem escutados e sabem o que acontece na empresa, esses indicadores tendem a subir. É por isso que os town halls corporativos são ideais para abrir a comunicação entre os executivos e colaboradores, dois grupos que em geral vivem separados.

Na GOintegro usamos os town halls para vários objetivos estratégicos relacionados com a escuta organizacional:

• Demonstrar que a organização está sintonizada com a expectativa de maior transparência, horizontalidade e diálogo organizacional dos colaboradores
• Garantir que os colaboradores recebam as mensagens que se deseja transmitir, diferente de um email que tem uma alta probabilidade de ser filtrado ou apagado
• Obter feedback não filtrado dos colaboradores e ter uma idéia do “pulso interno” da organização.
• Abordar proativamente vários problemas que podem ser resolvidos com uma comunicação melhor, ou resolver dúvidas de forma muito mais direta e eficaz.

Organizar um town hall corporativo é muito simples: basicamente é necessário um lugar onde um grupo de pessoas possam se reunir e conversar. Dependendo do tamanho, o evento pode ser realizado em uma sala de reuniões, no escritório mesmo (se a empresa tiver espaços abertos) ou em um salão de hotel.

Os colaboradores não participam das decisões de negócio,
mas são os primeiros a se sentirem afetados pelas mesmas,
e isso se reflete, para o bem ou para o mal,
em seus níveis de compromisso.

Nas empresas distribuídas geograficamente, o mais eficaz é realizar um town hall específico em cada localização ou mesmo um online, como uma ferramenta de teleconferência. O Skype e o Google Hangouts são boas ferramentas, mas é vital que o apresentador e os participantes possam se escutar.

Bem organizado, um town hall pode ser uma experiência memorável, tanto para os colaboradores como para o líderes da organização. Aqui vão algumas dicas que utilizamos na GOintegro para tirar o máximo de proveito desse espaço.

Defina o objetivo estratégico do Town Hall
Uma assembleia serve para entregar e receber informações relevantes do momento que a empresa vive. O segredo é se focar nos temas que causam impacto na organização. Dessa maneira os colaboradores podem conhecer os planos da diretoria e saber o que as outras áreas estão fazendo.

O segredo é ter insights sobre o que está causando incômodo nos colaboradores, e abordar esses temas depois através de um meio que ofereça o mesmo nível de visibilidade, como uma rede social interna ou um email marcado como alta prioridade.

Por exemplo, o assunto do nosso último Town Hall foi compartilhar a visão sobre a nossa indústria, Tecnologia de Recursos Humanos.

Contemple um espaço para perguntas e diálogo
Esta fase não pode ser esquecida, pois é aqui o momento que a organização escuta os colaboradores. Primeiro, é conveniente indicar aos participantes que suas preocupações individuais serão discutidas de forma privada.

Segundo, é necessário responder as perguntas com a maior abertura e honestidade possíveis. Se não sabemos a resposta, o sensato é admitir isso e falar que iremos buscá-las.

Não tome decisões nem faça promessas
Pode acontecer que, por alguma situação pontual, os colaboradores peçam que a diretoria faça um compromisso. A maneira mais elegante de sair da situação é dizer que o assunto será revisado e a resposta será informada na hora certa.

É absolutamente vital responder as perguntas que surgem nos town halls. Primeiro, porque demonstra que a diretoria está preocupada com as inquietações dos colaboradores e vai responder às mesmas. Segundo, porque permitem reforçar e expandir mensagens estratégicas por toda a organização. Nesse sentido, é fundamental utilizar tecnologias que garantam um amplo alcance entre os colaboradores, como uma rede social corporativa ou um aplicativo móvel.

Comemore o sucesso!
Um bom town hall não é só negócios. Aproveitamos esse espaço para fomentar as relações humanas com atividades e história.. Por exemplo, a equipe de vendas pode explicar como fechou um negócio complicado, ou a área de desenvolvimento pode compartilhar os upgrades em que estão trabalhando.

Termine com um ponto alto
É muito potente finalizar o town hall com alguma nota positiva, como uma data comemorativa ou reconhecimento.

Envie um resumo do evento a todos os participantes
Um email com as conclusões principais do evento permite garantir que todos, mesmo os que não participaram, recebam as mensagens estratégicas apresentadas na reunião. Esses materiais deveriam incluir uma cópia da apresentação executiva e um resumo da sessão de perguntas (uma gravação é particularmente eficaz).

Se nos sentimos escutados ainda que a distância pela diretoria, diminuimos ruídos e alimentamos o nosso sentimento de pertencimento ao coletivo humano da organização, um driver potente do compromisso dos colaboradores.

Ao mesmo tempo, a escuta organizacional é o mais eficaz para encarar a diversidade da força profissional e conhecer as expectativas, necessidades e desejos dos colaboradores, contendo as informações que devem ser a base de todo programa e iniciativa de engajamento do colaborador e que tente chegar a todos os perfis de profissionais.

Convido vocês a fazerem uma experiência com seus próprios Town Halls e me atrevo a dizer que serão surpreendidos com o feedback dos seus colaboradores. 

Aproveito para recomendar a leitura de um caso de sucesso muito interessante de um dos nossos clientes, a Supera Farma, indústria farmacêutica que tem mais de 900 colaboradores espalhados pelo Brasil. Seu principal desafio era criar um canal de comunicação colaborativo, social e atraente. E claro que esse objetivo foi alcançado plenamente com a implementação da nossa plataforma GOconnect.