4 KPI estratégicos para la gestión de los beneficios a empleados

Muchas empresas cuentan con programas de beneficios a colaboradores porque, junto con ser una práctica común en el mercado, la evidencia indica que son un instrumento efectivo para retener colaboradores y potenciar el employer branding.

Es debido a estos objetivos estratégicos que este tipo de iniciativas suele acarrear un “dolor de cabeza” para el equipo, gerentes y directores de Recursos Humanos: poco conocimiento y bajo uso de los beneficios por parte de los colaboradores. Mejorar estos aspectos de un programa de beneficios para empleados pasa por controlar indicadores estratégicos que inciden directamente en el éxito para impactar la satisfacción, el clima laboral, la rotación, etc.

Por ello, compartimos 4 KPI estratégicos de la gestión de un programa de beneficios a empleados:

1. Conocimiento de los Beneficios por parte de los Empleados

Saber qué tipo de beneficio son los más deseados por los colaboradores es esencial y es el punto de partida para ofrecer una oferta de beneficios atractivos. En una encuesta realizada por Aflac, el 60% de los empleadores encuestados mencionó que el principal desafío que tienen en la administración de beneficios es comprender lo que buscan o desean sus colaboradores. En esto influye si la mayor dotación de empleados son hombres, mujeres, con hijos, sin hijos, su edad, ubicación, etc.

Complementando el punto anterior, en una encuesta realizada por la Society for Human Resource Management (SHRM) de Estados Unidos, en marzo de 2024, se observa que en general los beneficios que resultan más atractivos para los colaboradores son los asociados a:

• • Cuidado de la Salud
  • Ahorro y Planificación para la Jubilación
  • Planes de Vacaciones, Licencias Médicas, Feriado

Por otra parte, ofrecer un beneficio no sirve de nada si los empleados no saben que existe, el impacto económico de esta desinformación es considerable.

La pregunta, entonces, es ¿Cuánto saben nuestros colaboradores sobre los beneficios que ofrece la empresa?, para responder a esta pregunta es clave considerar: 

Indicadores estratégicos:  Qué porcentaje de los empleados tiene conocimiento de los beneficios de la organización.

Cómo conseguir la información: Encuestas internas, estadísticas de navegación de la plataforma tecnológica en la que se comunican los beneficios.

Cómo mejorar la comunicación de los beneficios: La consistencia es fundamental. Si no se comunica, simplemente no existe; es tan sencillo como eso.

Mejorar el conocimiento de los beneficios no solo consiste en informar a los empleados de su existencia, sino también cómo acceder a ellos, sus condiciones, disponibilidad, etc.

Las plataformas sociales internas o plataformas de comunicación interna son una poderosa herramienta para conectar con los colaboradores y puede mitigar el costo de esa desinformación de los beneficios que tiene la organización. Otras herramientas que podrían ayudar en esta comunicación son los emails a todo el personal, eventos internos corporativos, reuniones presenciales individuales o con equipos y manuales online.

2. Tasa de Uso de los Beneficios

Ofrecer un beneficio no sirve de nada si los colaboradores no lo usan. Por lo tanto, es extremadamente importante asegurarse que los colaboradores usen los beneficios y comprendan el valor que reciben a través de ellos, en este punto es relevante considerar:

Indicadores estratégicos: Tasa de uso de los beneficios, beneficios más y menos usados, nivel de satisfacción con los beneficios ofrecidos, etc.

Cómo conseguir la información: Reportes estadísticos de la plataforma tecnológica en que se administran los beneficios y cupones redimidos.

Cómo mejorar el uso de los beneficios: Una clave muy importante es ofrecer beneficios que los empleados valoren vs beneficios que la empresa cree serán valorados por ellos. Para ello es muy efectivo armar programas en base a perfiles de empleados, facilitar el acceso a los beneficios en terreno con aplicaciones móviles que pueden georreferenciar los beneficios disponibles,  y extender la oferta al grupo familiar, entre otras alternativas.

Hay varios estudios que muestran una fuerte correlación entre la satisfacción con los beneficios de la empresa y la satisfacción con el trabajo. Los colaboradores que se mostraron muy satisfechos con sus beneficios son más proclives a mostrarse satisfechos con sus trabajos, frente a aquellos que se sienten insatisfechos con los beneficios de la empresa. Específicamente, los colaboradores que se sienten cuidados por la empresa tienen 1,5 veces más probabilidades de tener un mayor sentido de pertenencia al trabajo y esto es muy positivo, considerando que la retención es el principal objetivo de los programas de beneficios de muchas empresas.

Otro aspecto interesante a considerar, es también el momento en que las organizaciones comunican los beneficios a los colaboradores, según el estudio MetLife’s 2024 U.S. Employee Benefit Trends Study, se detectó que existen momentos para los colaboradores que son críticos, y que si se comunican beneficios en esos momentos, hay mayores probabilidades de sentirse cuidados por la compañía. Estas experiencias van desde los momentos más significativos de la vida, por ejemplo: formar una familia; comprar una casa; recibir un ascenso; hasta momentos muy difíciles como perder a un ser querido.

3. Gestión de los beneficios

Un programa de beneficios no es escalable si no es posible administrarlo con eficiencia.

Uno de los problemas más comunes asociados a los programas de beneficios para empleados es el gigantesco volumen de trabajo implícito en ellos, que obliga a Recursos Humanos a gastar tiempo y horas hombre en lo operativo en vez de dedicarse a lo estratégico.

A la complejidad de diseñar un programa de beneficios para distintos perfiles de colaboradores, se agrega toda la gestión de estos (conseguir beneficios atractivos para los colaboradores, negociación de las condiciones, atención de consultas y reclamos, etc.) y garantizar que estén activos, ya que en general el uso no se planifica con mucha anticipación y los empleados necesitan tenerlos a mano en cualquier momento. En este punto es importante considerar:

Indicadores estratégicos: Nuevos beneficios, tasa de reclamos y tiempo de solución son algunos de los principales indicadores.

Cómo conseguir la información: Es imposible hacer todo esto sin la ayuda de la tecnología. Las funciones de generación de reportes disponibles en las plataformas de beneficios permiten acceder fácilmente a estos datos.

Cómo mejorar la administración de los beneficios: Nuevamente, apoyarse en la tecnología hace la diferencia en la administración de un programa de beneficios, ya que ofrecen la flexibilidad necesaria en términos de seguimiento y métricas, lo que permite gestionar adecuadamente el programa, entender hacia dónde conducirlo e idear estrategias para mantener su momentum.

4. Impacto de los beneficios en los indicadores del negocio

Es difícil justificar un gasto que no tiene un ROI identificable. Si esto sucede, es porque no hay un objetivo claro y específico.

Por eso, la pregunta clave es ¿Qué queremos lograr con nuestro programa de beneficios a empleados? La respuesta va más allá de ponerse al día con las buenas prácticas del mercado y las expectativas de los colaboradores. Se trata de que exista una alineación estratégica entre los beneficios y los objetivos del negocio.

Por ejemplo, si la empresa tiene un problema de rotación de colaboradores, debería ofrecer beneficios con alto valor percibido y escasez relativa en el mercado, de manera que el empleado evalúe el costo de perder esa ventaja si decide cambiar de empleador. De esta forma, es posible determinar cuánto influye el programa de beneficios para reducir la tasa de rotación y, desde ahí, relacionar este indicador con ahorro en costos de finiquitos, reclutamiento, capacitaciones, etc., que sí se ven reflejados en la línea de resultados.

Cuando es clara la relación causa-efecto entre beneficios y objetivos estratégicos, es más fácil determinar el impacto en el negocio a través de los KPI de Recursos Humanos. En este aspecto es relevante considerar:

Indicadores estratégicos:  Impacto del programa de beneficios en la productividad por empleado, la rotación, satisfacción de los empleados, clima laboral, etc.

Cómo conseguir la información: Lo más importante es tener un punto de referencia del objetivo a lograr, ya sea un indicador del negocio histórico y conocido, o bien un benchmark de la industria. Luego hay que definir la periodicidad con que se va a medir en base a las acciones realizadas en los programas de beneficios para ver el impacto en estos indicadores.

Cómo potenciar el impacto en el negocio: Es importante hacer seguimiento periódico y constante para analizar la evolución y así introducir los cambios que sean necesarios para mejorar.

En resumen

Los equipos, gerentes y directores de Recursos Humanos están bajo constante presión para mostrar los resultados de sus programas orientados a mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados.

La organización no gana mucho con un programa de beneficios si los colaboradores no los conocen o los usan poco. Mejorando el control de estos indicadores estratégicos, Recursos Humanos tiene más posibilidades de demostrar el ROI de estas iniciativas frente al directorio.

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