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Escuchar a los colaboradores es una de las prácticas más potentes que podemos aplicar para fortalecer nuestra cultura interna y fortalecer los niveles de compromiso de la organización.
En un mundo empresarial en constante transformación, escuchar a los colaboradores ya no es opcional, sino esencial. Las reuniones públicas están adquiriendo un nuevo protagonismo como espacios estratégicos para escuchar, alinear y crear cultura. En este artículo, exploramos cómo actualizar esta práctica y hacerla aún más eficaz en la actualidad.
La comunicación interna ha cobrado protagonismo en los últimos años. Con retos como la pandemia, el trabajo a distancia y la creciente necesidad de escuchar activamente, empresas de todos los tamaños se han dado cuenta de que escuchar a sus empleados es más que una buena práctica: es una necesidad estratégica. Y es en este contexto en el que los Town Halls han reaparecido con renovado vigor.
La escucha organizacional es indispensable en el contexto organizacional actual, donde una fuerza laboral cada vez más diversa espera contar con espacios, iniciativas y herramientas en línea para canalizar su retroalimentación hacia los líderes de la organización. En el día a día, en el caso de GOintegro | Edenred, nuestra red social interna GOin, funciona como un eje central de nuestra cultura organizacional. Y, paralelamente a esta herramienta del día a día, los Town Halls son buenas instancias de comunicación a ser realizadas periódicamente en cualquier organización.
Los Town Halls son reuniones periódicas entre la dirección y los colaboradores, normalmente con la participación de todo el equipo, para comunicar resultados, alinear estrategias y, sobre todo, escuchar. A diferencia de otros canales unidireccionales, los Town Halls tienen el potencial de tender puentes entre los distintos niveles de la organización.
Hoy en día, con el apoyo de herramientas digitales y formatos más interactivos, estas reuniones se han convertido en valiosos espacios para reforzar la cultura organizativa, promover la transparencia y aumentar el compromiso
Aunque la gran mayoría de los empleados no participa en decisiones clave para el negocio y la organización, desde luego son afectados por ellas y esto se refleja para bien o mal en sus niveles de compromiso, satisfacción y productividad.
Pero cuando los colaboradores se sienten escuchados y saben qué pasa en la empresa, los indicadores de compromiso y productividad tienden a subir. Por esta razón los Town Halls corporativos son ideales para abrir la comunicación entre ejecutivos y empleados, dos grupos que por lo general viven separados.
Según Gallup, las empresas que tienen una cultura de feedback continuo registran un aumento de 14,9% en el compromiso de sus colaboradores. Y los Town Halls son una de las herramientas mas eficaces para este tipo de escucha y diálogo.
Otro aspecto que refuerza la importancia del feedback continuo es que está comprobado que los gerentes son una parte fundamental del desarrollo de los empleados, porque son responsables de que los empleados sepan qué trabajo hay que hacer, de apoyarles y defenderles cuando sea necesario y de explicarles cómo su participación en el lugar de trabajo está relacionada con el éxito de la organización, todo lo cual sólo puede conseguirse en un entorno de diálogo permanente y en el que existan instancias para ello.
A medida que han evolucionado las necesidades de los empleados, también lo han hecho los Town Halls. Algunas tendencias y buenas prácticas a considerar:
Formato híbrido e interactivo: Es fundamental incluir a los colaboradores que están a distancia, con buenas condiciones técnicas, encuadre de cámaras y espacios para hablar.
Preguntas anónimas y sondeos en tiempo real: Se pueden utilizar plataformas como Slido o Mentimeter para promover una participación genuina.
Resumen visual y seguimiento: Compartir un resumen visual de los principales temas tratados ayuda a retener la información y a poner en marcha acciones.
Los Town Halls ayudan a las organizaciones a alcanzar varios objetivos estratégicos relacionados a la comunicación interna y escucha organizacional
Organizar un Town Hall corporativo es muy simple: básicamente se necesita un lugar donde un grupo de personas pueda reunirse y conversar. Dependiendo del tamaño, el evento puede realizarse en una sala de reuniones, la misma oficina (si la empresa cuenta con plantas abiertas) o un salón de hotel.
En las empresas distribuidas geográficamente, lo más efectivo es hacer un Town Hall específico en cada ubicación, sea presencialmente u online con una plataforma de teleconferencia.
Bien organizado, un Town Hall puede ser una experiencia memorable tanto para los empleados como los líderes de la organización. Aquí van algunos tips para sacar el máximo provecho de este espacio:
Define el objetivo estratégico del Town Hall: Un Town Hall sirve para entregar y recibir información relevante al momento que vive la empresa. La clave es enfocarse en temas que impactan a toda la compañía. De esta manera los empleados pueden conocer los planes de la gerencia y saber en qué están las demás áreas de la organización.
La clave es obtener insights sobre las inquietudes de los empleados y abordarlas con posterioridad, a través de un medio que ofrezca el mismo nivel de visibilidad como una red social interna o un correo electrónico marcado con alta prioridad.
Contempla un espacio para preguntas y diálogo: Esta fase no puede pasarse por alto, pues es aquí cuando la organización escucha a los colaboradores. Primero, es conveniente indicar a la audiencia que las inquietudes individuales se discutirán en forma privada.
Segundo, es necesario responder las preguntas con la mayor apertura y honestidad posibles. Si no conocemos la respuesta a la pregunta, lo sensato es admitirlo e indicar que averiguaremos la respuesta.
No tomes decisiones ni hagas promesas: Puede suceder que, por alguna situación puntual, los colaboradores pidan a la gerencia que haga un compromiso. La forma más elegante de salir del paso es indicar el tema será revisado y la respuesta será informada oportunamente.
Es absolutamente vital responder a las consultas que surgen en los Town Halls. Primero, porque demuestra que la gerencia está preocupada de las inquietudes de los colaboradores y de darles respuesta. Segundo, porque permiten reforzar y expandir mensajes estratégicos a lo largo y ancho de la organización. En este sentido, es clave utilizar tecnologías que garanticen un alto alcance entre los empleados, como una red social corporativa o una aplicación móvil.
¡Celebra el éxito!: Un buen Town Hall no es solo negocios. Aprovechemos este espacio para fomentar las relaciones humanas con actividades e historias, que nunca faltan. Por ejemplo, el equipo de ventas puede explicar cómo cerró un negocio complicado o el área de desarrollo puede compartir los upgrades en que están trabajando.
Termina en una nota alta: Es muy potente finalizar con algo positivo como un aniversario, un feliz cumpleaños o un reconocimiento..
Envía un resumen del evento a todos los asistentes: Un correo electrónico con las principales conclusiones del evento permite garantizar que todos, incluso quienes no asistieron, reciban los mensajes estratégicos presentados en la reunión. Estos materiales deberían incluir una copia de la presentación ejecutiva y un resumen de la sesión de preguntas (una grabación es particularmente efectivo).
Sentirnos escuchados reduce la distancia con la gerencia y alimenta nuestro sentido de pertenencia al colectivo humano de la organización, un potente driver del compromiso de los empleados.
Al mismo tiempo, la escucha organizacional es lo más efectivo para encarar la diversidad de la fuerza laboral y conocer las expectativas, necesidades y deseos de los colaboradores, información que debe estar en la base de todo programa e iniciativa de employee engagement que busque llegar a todos los perfiles de colaboradores.
Empresas como Adobe, por ejemplo, sustituyeron sus evaluaciones anuales por sesiones periódicas de feedback, muchas de ellas organizadas en formatos similares a los de los ayuntamientos. El resultado fue un aumento significativo de la alineación y la satisfacción del equipo
Más que proporcionar información, los Town Halls son una oportunidad para la conexión auténtica. Cuando están bien planificados, se convierten en espacios de escucha, pertenencia y co-construcción de una cultura más humana y colaborativa.
Si tu organización aún no ha explotado todo el potencial de los Town Halls, quizá sea el momento de replantearse este formato. Al fin y al cabo, comunicar es esencial. Pero escuchar es transformador.
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