Cómo mejorar la adopción de una plataforma social de RRHH

Hace unos meses compartimos una serie de cuatro blog posts sobre cómo mejorar la adopción de una plataforma social de RRHH (haz clic aquí para leer la primera parte). Hago referencia a esto porque hace unos días tuve una experiencia que me quedó dando vueltas y me llevó a profundizar en el tema desde otro ángulo: Las Buenas Prácticas.

Sucede que me reuní con el gerente de Recursos Humanos de una empresa de aproximadamente mil colaboradores, un hombre de unos 55 años, que buscaba entender porqué su Red Social Corporativa no estaba dando los resultados que esperaba: básicamente, mejorar el clima laboral y fortalecer la cultura interna.

Luego del small talk de rigor, entramos en materia. “Lanzamos el año pasado y casi nadie la usa. No entiendo por qué. Invertimos dinero, planificamos mucho. Pero muy pocas empleados están participando”, agregó. El ejecutivo me contó cómo diseñaron el proyecto, los resultados que esperaban y la campaña interna para su lanzamiento. Y las cosas quedaron ahí.

Este es un error estratégico que cometen muchas empresas cuando enfrentan un proyecto como este: creer que la adopción crece sola.

De hecho, los resultados de nuestro estudio Cómo Recursos Humanos enfoca la tecnología en las empresas más exitosas de Latinoamérica, que realizamos en GOintegro este año, muestran que olvidar una aplicación tras el lanzamiento es un error que comente 30% de estas organizaciones. Este es un error en que muchas empresas caen y mata la adopción de una plataforma social de RRHH. Gartner incluso tiene un nombre para ella: “implementar y rezar”.

“Este error consiste en introducir tecnología social de colaboración (en la empresa) y rezar para que algo bueno resulte de ella, como la formación de una comunidad o que la interacción de los participantes genere valor de negocio”, señala Gartner.

Por esta razón las tecnologías sociales son usadas por 70% de las organizaciones y la tasa de éxito es solo de 10%, agrega la consultora.

En tanto, un estudio de Towers Watson muestra lo importante que es la adopción para que una plataforma social de RRHH sirva para mejorar la clima laboral y empujar cambios estratégicos en la cultura interna.

La investigación midió cuán efectivas son las empresas al usar social media (blogs, plataformas sociales, mensajería instantánea y streaming de audio/video) para construir comunidad entre sus empleados. Como era de esperar, descubrió que a mayor adopción mejores resultados: 

• Entre las empresas que no usan plataformas sociales, una en cinco logran construir un sentido de comunidad entre sus empleados. (22% de las empresas son efectivas en este sentido)
• Para la mayoría de las empresas el próximo paso es usar social media para influenciar la comunicación o la cultura. A medida que crece el uso de estas herramientas, mejoran los resultados. (27% de efectividad)
• Los mejores resultados se logran cuando el uso de social media se expande a áreas en que la comunicación es unidireccional, como desempeño organizacional. (44% de efectividad)
• La efectividad de la construcción de comunidad sube significativamente cuando las empresas usan herramientas sociales para alcanzar al menos tres objetivos. (47% de efectividad) 

Si te estás preguntando cómo mejorar la adopción de una red social corporativa, hoy es tu día de suerte. A continuación comparto siete mejores prácticas para mejorar la adopción: 

• Research previo: Deloitte recomienda hacer un benchmarking de herramientas previas para determinar qué niveles de participación tenían y en qué sentido podría ser un avance. Variaciones por país sugieren que se deben observar las idiosincracias de cada geografía para expandir la adopción a toda la organización.
• Dales una razón: Deloitte agrega que, como ocurre con cualquier cambio en la organización, los empleados deben ser capacitados para que quieran usar la herramienta. Mostrarles “cómo”, “por qué” y sus beneficios es clave para la adopción.
• Transforma la plataforma en una herramienta cotidiana: por último, la consultora agrega que lo más crítico es convertirla en una parte fundamental del flujo de trabajo y los procesos del negocio. Hacerla parte del día a día de la empresa (comunicación, colaboración, procesos, etc.) es el punto de inflexión que potencia la adopción y permite extraer valor de ella.
• Pero no sustituyas el correo electrónico: según Sunder Ramachandran, director de capacitación de ventas de Pfizer, la red social corporativa debería ofrecer capacidades que email no puede, como romper silos al interior de la organización. Es mejor usarla para comunicar cosas que agreguen valor para varias personas y la organización en su conjunto. La comunicación uno a uno no será reemplazada por la plataforma, por lo que conviene analizar y categorizar qué se comunicará por este canal.
• Menos es más: el ejecutivo agrega que la clave es mantener las cosas simples en la fase inicial y gradualmente profundizar el roll-out del proyecto. Esto quiere decir evitar términos grandilocuentes como “gestión del conocimiento” o “comunidades de excelencia”, entre otros, para que los colaboradores la acepten sin asignar significados o connotaciones que limiten el abanico de posibilidades de uso. Una vez hecho esto, la herramienta estará madura para avanzar según la visión inicial de la iniciativa.
• Mentoría inversa: un estudio de la Escuela de Negocios de la Universidad de Sidney recomienda ocupar los talentos de los millennials de la organización. La institución menciona el caso de algunas empresas en que chicos de 20 años enseñan a ejecutivos de 50 cómo udst nuevas tecnologías en general. 
• Desarrollo de políticas: no para restringir, si no para permitir. La investigación señala que la gente tiende a usar más la plataforma cuándo sabe qué es apropiado en ella y qué no. El temor a cometer un error o ser sancionado puede ser fuerte. Cuando saben a qué atenerse, se autorregulan y se sienten más libres para usarla.. 

En resumen

Construir cultura, o la percepción de que todos los colaboradores están en el mismo barco, compartiendo los desafíos y los logros de un proyecto común, es un desafío para todas las organizaciones de hoy y está claro que la red social corporativa es un gran catalizador del compromiso, la comunicación interna, el aprendizaje y la productividad.

Sin embargo, los empleados no la usarán como debieran si la ven solo como una herramienta de trabajo más. Consolidar este tipo de plataformas toma entre seis meses y un año.

Como directivo de Recursos Humanos, no puedes permitirte el el error de olvidarla una vez que la hayas implementado.