A comunicação interna como experiência social, móvel e colaborativa

Se uma imagem vale mais do que mil palavras, a foto do cabeçalho deveria ser especialmente significativa para os gerentes e diretores de Recursos Humanos.

Graças ao advento dos dispositivos móveis, em menos de 10 anos a situação social e econômica mudou radicalmente, impactando profundamente a forma de gerenciar a comunicação interna nas organizações.

O mundo de hoje é descentralizado, móvel, social e em tempo real. Quando acordamos, a primeira coisa que fazemos é revisar nosso email, e no caminho para o trabalho entramos em nossos perfis das redes sociais e enviamos mensagens por Whatsapp… tudo a partir de do nosso smartphone.

Para os responsáveis pela estratégia de comunicação organizacional, isto significa usar as mesmas ferramentas que os colaboradores usam tanto dentro como fora do trabalho: aplicativos móveis e sociais.

As estatísticas de penetração das tecnologias móveis na América Latina são eloquentes:

• Hoje em dia existem mais de 350 milhões de usuários móveis na AmLat, o que equivale a 60% de penetração aproximadamente. E mais de 70% destes celulares são Smartphones.
• Não existe somente uma grande base instalada de celulares, como também a internet móvel que vem crescendo a taxas maiores a 200% anual.

Em nível global, 53% dos emails são abertos em dispositivos móveis, e há alguns anos o uso do email por usuários entre 25 e 35 anos se reduziu em 18%, e entre os adolescentes quase 60%.

No entanto, um estudo da Microsoft mostra uma fotografia interessante sobre o uso das redes sociais no trabalho:

• No Brasil 75% dos profissionais usam ferramentas sociais para se comunicarem com os colegas
• No Chile 49% as utiliza para se comunicarem ou entrar em contato com os clientes
• No México  57% as usa para se comunicarem ou entrar em contato com fornecedores

No 1º Estudo Latino-Americano de Tecnologia de Recursos Humanos que realizamos no ano passado (clique aqui para participar na segunda edição), mais de 60% dos entrevistados disseram que implementariam iniciativas para melhorar a comunicação interna em 2015. No caso das empresas de sucesso (aquelas que relataram um cumprimento de seus objetivos de negócio acima de 75%), quase 80% usa a tecnologia para gerenciar a mesma.

Nas redes sociais e aplicativos móveis, todos somos cidadãos digitais que esperam uma experiência social, móvel e colaborativa no interior das organizações para as quais trabalhamos.

Por isso eu gostaria de compartilhar 5 conselhos para que Recursos Humanos realize esta tão necessária e urgente transição com sucesso, maximizando os benefícios destas novas tecnologias e formas de comunicação:

Compromisso da alta gerência

A cultura da organização vem das crenças e valores dos seus líderes. Como as comunicações internas se relacionam diretamente com esta realidade, dia-a-dia, na forma que os colaboradores se comunicam e se relacionam. É muito importante o compromisso da alta gerência para começar e manter este câmbio.

Se os colaboradores vêm os líderes usando a rede social corporativa ou sua versão móvel para participar no diálogo organizacional, é mais fácil que o resto da organização adote o mesmo comportamento.

Estratégia e Gestão de Resultados

Cumprir os objetivos estratégicos de comunicação interna requer um processo que muitas vezes toma bastante tempo (anos, em alguns casos). Portanto, deve-se determinar métricas para avaliar o progresso e o cumprimento das metas do programa, para realizar os ajustes necessários de curto prazo. A estratégia deve ser flexível e considerar espaço para um processo de evolução constante.

Para levar a cabo as medições, exitem várias ferramentas como as pesquisas de clima, indicadores de satisfação empregados, estatísticas de uso de mídias, de rede social corporativa e a intranet, taxa de abertura de emails, participação em diferentes iniciativas, entre outras. No entanto, somente 21% das empresas em nível global auditam sua comunicação organizacional. Claramente aqui existe uma oportunidade incrível para melhorar o processo de implementação e manutenção destas iniciativas.

Inovar, analisar e adaptar

A comunicação interna é um processo dinâmico que requer ajustes no tempo e constante inovação. As novas tecnologias móveis e sociais podem dar uma vantagem importante sobre os competidores em matéria de recrutamento, retenção e compromisso. Graças ao modelo de negócios SaaS ou na Nuvem, que a grande maioria das empresas está implementando para Recursos Humanos, é possível alcançar economias de custo, tempos de implementação e melhoras contínuas.

O ideal é fazer o piloto em uma área determinada da empresa para medir os resultados preliminares e fazer melhorias para uma implementação total. Desta forma, é mais fácil escalar a ferramenta para outras áreas e logo para toda a organização.

Além disso, obter bons resultados em um piloto ajuda a desenvolver um business case para obter os recursos e apoio da alta gerência para que a iniciativa seja um sucesso em toda a organização.

Champions

Em geral as pessoas estão mais dispostas a escutar as pessoas com uma sólida reputação. Onde existe confiança, a comunicação é mais eficaz. Por isso é essencial contar com a participação de líderes organizacionais cuja credibilidade ultrapasse seus respectivos departamentos, áreas e hierarquias.

Na prática, estes líderes devem ser incluídos no processo de desenvolvimento e implementação destas iniciativas e buscar mecanismos para empoderá-los, incentivá-los e premiá-los por apoiar estas mudanças.  

Fortalecer a dimensão social da organização

Criar um sentido de pertencimento e comunidade é crucial para o impacto das comunicações internas. O trabalho e o relacionamento entre as pessoas vão de mãos dadas. A tecnologia é somente uma ferramenta.

Não se trata de separar o trabalho e a vida pessoal, ou evitar levar trabalho para a casa e os assuntos pessoais para o escritório. A forma  que nos relacionamos no trabalho está mudando para uma maior integração, permitindo que as pessoas possa fluir e se mover de maneira confortável entre suas vida profissional e pessoal.

Em poucas palavras...

A comunicação interna de 10 anos atrás e a de hoje são radicalmente diferentes. Há uma década a premissa era o controle e a verticalidade da mensagem: a empresa falava e as pessoas escutavam.

Hoje, com o advento das redes sociais, todos temos espaço e queremos ser escutados. Atualmente a comunicação organizacional pode ser horizontal, diagonal e até mesmo bottom-up.

Isto, somado à crescente consumerização das tecnologias de Recursos Humanos (o uso de aplicativos indênticos aos que os colaboradores utilizam em sua vida cotidiana para executar os processos do departamento), está colocando o colaborador no centro da estratégia.

O paradigma foi de um modelo de controle e transmissão hierárquica da mensagem para uma abertura de conteúdos e diálogo multidirecional.

Para os executivos e diretores de Recursos Humanos o desafio, então, é adotar as tecnologias que tornam isso possível para potencializar a eficacia de sua estratégia.