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Ouvir os colaboradores é uma das práticas mais poderosas que podemos aplicar para fortalecer a nossa cultura interna e fortalecer os níveis de compromisso da organização.
En um mundo corporativo em constante transformaçāo, ouvir os colaboradores deixou de ser opcional para se tornar essencial. Reuniões no formato Town Hall ganham novo protagonismo como espaços estratégicos de escuta, alinhamento e construção de cultura. Neste artigo, exploramos como atualizar essa prática e torná-la ainda mais eficaz nos tempos atuais.
A comunicação interna ganhou um novo protagonismo nos últimos anos. Através de desafios como a pandemia, o trabalho remoto e a necessidade crescente de escuta ativa, empresas de todos os portes perceberam que ouvir seus colaboradores é mais do que uma boa prática: é uma necessidade estratégica. E é nesse contexto que os Town Halls reaparecem com força renovada.
A escuta organizacional é indispensável no contexto atual das organizações, onde uma força de trabalho cada vez mais diversa espera ter espaços, iniciativas e ferramentas online para canalizar seu feedback aos líderes da organização. No dia a dia, no caso da GOintegro, nossa rede social interna GOin, funciona como o eixo central da nossa cultura organizacional. E, paralelamente a essas ferramentas do dia, os Town Halls são boas instâncias de comunicação a serem realizadas periodicamente.
Os Town Halls são encontros regulares entre liderança e colaboradores, geralmente com a participação de todo o time, para comunicar resultados, alinhar estratégias e, acima de tudo, ouvir. Diferente de outros canais unilaterais, os Town Halls têm o potencial de construir pontes entre diferentes níveis da organização.
Hoje, com o apoio de ferramentas digitais e formatos mais interativos, essas reuniões se tornaram espaços valiosos para reforçar a cultura organizacional, promover a transparência e aumentar o engajamento.
Apesar de que a grande maioria dos colaboradores não participam em decisões chave para o negócio e a organização, desde o início são afetados pelas mesmas, e isso se reflete, para o bem ou para o mal, nos níveis de compromisso, satisfação e produtividade.
Mas quando os colaboradores se sentem escutados e sabem o que acontece na empresa, os indicadores de comprometimento e produtividade tendem a subir. É por isso que os Town Halls corporativos são ideais para abrir a comunicação entre os executivos e colaboradores, dois grupos que em geral vivem separados.
Segundo a Gallup, empresas que têm uma cultura de feedback contínuo registram um aumento de 14,9% no engajamento de seus colaboradores. E Town Halls são uma das ferramentas mais eficazes para esse tipo de escuta e diálogo.
Outro aspecto que reforça a importância do feedback contínuo é que foi comprovado que os gerentes são uma parte fundamental do envolvimento dos funcionários, pois são responsáveis por garantir que os colaboradores saibam o trabalho que precisa ser feito, por apoiá-los e defendê-los quando necessário e por explicar a eles como o envolvimento deles no local de trabalho está relacionado ao sucesso da organização, e tudo isso só pode ser alcançado em um ambiente de diálogo permanente e onde haja instâncias para isso.
Com a evolução das necessidades dos colaboradores, os Town Halls também evoluíram. Algumas tendências e boas práticas:
Formato híbrido e interativo: É essencial incluir quem está remoto, com boas condições técnicas, enquadramento de câmera e espaços de fala.
Perguntas anônimas e enquetes em tempo real: Uso de plataformas como Slido ou Mentimeter para promover a participação genuína.
Resumo visual e follow-up: Compartilhar um resumo visual dos principais temas abordados ajuda na retenção da informação e na execução de ações.
Os town halls ajudam as organizações a atingir vários objetivos estratégicos relacionados à comunicação interna e escuta organizacional
Organizar um town hall corporativo é muito simples: basicamente é necessário um lugar onde um grupo de pessoas possam se reunir e conversar. Dependendo do tamanho, o evento pode ser realizado em uma sala de reuniões, no escritório mesmo (se a empresa tiver espaços abertos) ou em um salão de hotel.
Nas empresas distribuídas geograficamente, o mais eficaz é realizar um town hall específico em cada localização ou mesmo um online, como uma ferramenta de teleconferência.
Bem organizado, um town hall pode ser uma experiência memorável, tanto para os colaboradores como para o líderes da organização. Aqui vão algumas dicas para tirar o máximo de proveito desse espaço:
Defina o objetivo estratégico do Town Hall: Uma assembleia serve para entregar e receber informações relevantes do momento que a empresa vive. O segredo é se focar nos temas que causam impacto na organização. Dessa maneira os colaboradores podem conhecer os planos da diretoria e saber o que as outras áreas estão fazendo.
O segredo é ter insights sobre o que está causando incômodo nos colaboradores, e abordar esses temas depois através de um meio que ofereça o mesmo nível de visibilidade, como uma rede social interna ou um email marcado como alta prioridade.
Contemple um espaço para perguntas e diálogo: Esta fase não pode ser esquecida, pois é aqui o momento que a organização escuta os colaboradores. Primeiro, é conveniente indicar aos participantes que suas preocupações individuais serão discutidas de forma privada.
Segundo, é necessário responder as perguntas com a maior abertura e honestidade possíveis. Se não sabemos a resposta, o sensato é admitir isso e falar que iremos buscá-las.
Não tome decisões nem faça promessas: Pode acontecer que, por alguma situação pontual, os colaboradores peçam que a diretoria faça um compromisso. A maneira mais elegante de sair da situação é dizer que o assunto será revisado e a resposta será informada na hora certa.
É absolutamente vital responder as perguntas que surgem nos town halls. Primeiro, porque demonstra que a diretoria está preocupada com as inquietações dos colaboradores e vai responder às mesmas. Segundo, porque permitem reforçar e expandir mensagens estratégicas por toda a organização. Nesse sentido, é fundamental utilizar tecnologias que garantam um amplo alcance entre os colaboradores, como uma rede social corporativa ou um aplicativo móvel.
Comemore o sucesso!: Um bom town hall não é só negócios. Aproveitamos esse espaço para fomentar as relações humanas com atividades e história.. Por exemplo, a equipe de vendas pode explicar como fechou um negócio complicado, ou a área de desenvolvimento pode compartilhar os upgrades em que estão trabalhando.
Termine com um ponto alto: É muito potente finalizar o town hall com alguma nota positiva, como uma data comemorativa ou reconhecimento.
Envie um resumo do evento a todos os participantes: Um email com as conclusões principais do evento permite garantir que todos, mesmo os que não participaram, recebam as mensagens estratégicas apresentadas na reunião. Esses materiais deveriam incluir uma cópia da apresentação executiva e um resumo da sessão de perguntas (uma gravação é particularmente eficaz).
Se nos sentimos escutados ainda que a distância pela diretoria, diminuimos ruídos e alimentamos o nosso sentimento de pertencimento ao coletivo humano da organização, um driver potente do compromisso dos colaboradores.
Ao mesmo tempo, a escuta organizacional é o mais eficaz para encarar a diversidade da força profissional e conhecer as expectativas, necessidades e desejos dos colaboradores, contendo as informações que devem ser a base de todo programa e iniciativa de engajamento do colaborador e que tente chegar a todos os perfis de profissionais.
Empresas como a Adobe, por exemplo, substituíram suas avaliações anuais por momentos regulares de feedback, muitos dos quais organizados em formatos semelhantes a Town Halls. O resultado foi um aumento significativo no alinhamento e na satisfação das equipes.
Mais do que informar, Town Halls são uma oportunidade de conexão autêntica. Quando bem planejados, tornam-se espaços de escuta, pertencimento e co-construção de uma cultura mais humana e colaborativa.
Se a sua organização ainda não explora ao máximo o potencial dos Town Halls, talvez seja a hora de repensar esse formato. Afinal, comunicar é essencial. Mas ouvir é transformador.
Aproveitamos esta oportunidade para recomendar a leitura de um caso de sucesso muito interessante de um dos nossos clientes, a Supera Farma, indústria farmacêutica que tem mais de 900 colaboradores espalhados pelo Brasil. Seu principal desafio era criar um canal de comunicação colaborativo, social e atraente. E claro que esse objetivo foi alcançado plenamente com a implementação da nossa plataforma GOintegro.
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Conheça mais sobre a GOintegro e acesse outros conteúdos de interesse: www.gointegro.com
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