3 tips para ejecutar con éxito tu presupuesto de RRHH

Luego de un largo y complejo proceso, por fin está listo el presupuesto de RRHH. Las estrategias del negocio fueron definidas y toda la empresa sabe cuáles son los grandes temas a los que se darán énfasis durante el año. Los objetivos y metas están claros, el dinero ya fue asignado a cada área y ahora es el momento de poner las manos a la obra. 

La pregunta es: “cómo transformar las estrategias macro en programas y planes de acción que sean efectivos y generen resultados?”. Te ayudaremos con algunos tips que pueden ser valiosos.

1.  Establecer prioridades

   Muchas veces sentimos que los 12 meses del año no son suficientes para que podamos implementar todo lo que queremos. Las exigencias son muchas, los desafíos son crecientes y tenemos ganas de abrazar un millón de proyectos a la vez. Sin embargo, es necesario calmar y elegir qué debe ser realizado primero. Todas las iniciativas planificadas son importantes, por supuesto, pero también es seguro que algunas son más urgentes que otras y deben ser priorizadas. 
   
   Para identificarlas, el primer paso es conocer la estrategia y las prioridades de tu compañía para el período. Los proyectos de RRHH deben estar 100% alineados, caminando en la misma dirección, para que puedan alcanzar los objetivos establecidos y aportar valor al negocio.
   
   Otra herramienta útil para definir prioridades es cuantificar el impacto que cada iniciativa puede generar en términos financieros, ya sea aumentando ingresos o reduciendo costos. Mientras más grande el impacto, más importante será priorizar su implementación.

   
   

   Leer el escenario e identificar qué tipo de recursos son necesarios también es de grande ayuda para decidir qué se hace primero. Puede que algunas iniciativas tengan que posponerse si dependen de otros esfuerzos paralelos, de recursos que todavía no están disponibles o de variables externas que están fuera del control. 
   
   Con base en toda la información obtenida, lo ideal es crear una matriz de priorización, en que cada iniciativa puede recibir un puntaje de acuerdo a su relevancia estratégica, impacto financiero y recursos necesarios para su implementación. 

2.  Elegir tus partners

   Elegir bien los proveedores que van a ayudarte a implementar las iniciativas y proyectos establecidos en el presupuesto, es una tarea determinante para alcanzar el éxito. Por lo tanto, algunos criterios deben ser considerados para evaluar qué empresas podrían convertirse en tus partners estratégicos.
   
   Calidad y precio son, sin dudas, los dos primeros aspectos a tener en cuenta. Sin embargo, hay otros criterios importantes en el proceso de selección de proveedores. Uno de ellos tiene que ver con cultura y valores. 
   
   Hay que revisar si esa empresa o profesional externo actúa de forma coherente y si sus propósitos y creencias están de acuerdo con los de tu compañía. Vale la pena averiguar cómo el potencial proveedor maneja temas como sustentabilidad, gestión de personas, políticas de inclusión y diversidad, etc. En ese sentido, un criterio que está bastante relacionado es la reputación, es decir, ¿qué percepción tiene el mercado sobre este proveedor? ¿Al asociarse con él mi compañía pondría en riesgo, de alguna forma, su propia reputación? .
   
   Otro factor relevante es evaluar qué tipo de soporte será brindado mientras los proyectos y actividades estén en curso. ¿El proveedor tiene la capacidad técnica necesaria? ¿Cuenta con un equipo que podrá apoyarme en situaciones más complejas? ¿Están verdaderamente dispuestos a ayudarme a alcanzar el éxito en mi proyecto?

3. Enfocarse en la comunicación

   La clave para la implementación exitosa de todo lo que fue planificado es la comunicación. 

   Desde RRHH podemos trabajar de forma a crear un ambiente favorable a la interacción, para que todos los que estén a cargo de las iniciativas - ya sean miembros de tu equipo, de otras áreas, proveedores, etc - se sientan cómodos para aportar con sus ideas y expresar sus opiniones.
   
   Una comunicación eficiente se realiza de manera circular, es decir, en que todos son invitados a ser partícipes de un flujo de informaciones frecuente y fluido. De esa forma, es posible realizar un seguimiento más eficiente de los proyectos, identificar eventuales problemas y actuar proactivamente para corregirlos, en un constante proceso de retroalimentación. 
   
   Por ello, además de tener un ambiente que promueva el intercambio de ideas, es importante contar con una agenda de comunicación, de manera a estructurar los milestones de los proyectos e identificar los mensajes-clave, los públicos a que se destinan, los canales que deben ser utilizados. 
   
   Elaborar un presupuesto consistente y saber cómo manejarlo durante el año es esencial para que el área de Recursos Humanos actúe de manera más estratégica y alineada al negocio. Ojalá podamos dejar de “apagar incendios” para enfocarnos más en acciones que aporten efectivamente en la productividad y el mejor desempeño de nuestras organizaciones.