3 dicas para gerenciar com sucesso o budget de RH

Após um longo e complexo processo, o budget de RH está finalmente pronto. As estratégias de negócios foram definidas e toda a empresa sabe quais são os grandes desafios que serão enfrentados ao longo do ano. Os objetivos e metas são claros, os recursos financeiros já foram alocados para cada área e agora é a hora de colocar a mão na massa.

Mas, a primeira pergunta que pode surgir é: "como transformar estratégias-macro em programas e planos de ação que sejam eficazes e gerem resultados?" Aqui vão algumas dicas valiosas, que certamente podem ajudar nessa tarefa.

1. Establecer prioridades

   Muitas vezes sentimos que os 12 meses do ano não são suficientes para implementar tudo o que queremos. As demandas são diversas, os desafios se tornam mais complexos e queremos abraçar um milhão de projetos de uma vez. No entanto, é necessário se acalmar e escolher o que deve ser feito primeiro. Todas as iniciativas planejadas são importantes, é claro, mas também é certo que algumas são mais urgentes que outras e devem ser priorizadas.
   
   Para identificá-las, o primeiro passo é conhecer a estratégia e as prioridades da sua empresa para o período. Os projetos de RH devem estar 100% alinhados, caminhando na mesma direção, para que possam alcançar os objetivos estabelecidos e agregar valor ao negócio.
   
   Outra ferramenta útil para definir prioridades é quantificar o impacto que cada iniciativa pode gerar em termos financeiros, ou seja, aumentando as receitas ou reduzindo os custos. Quanto maior o impacto, mais importante será priorizar a implementação dessa iniciativa.
   
   Fazer a leitura do cenário e identificar que tipo de recursos são necessários também ajuda a decidir o que será feito primeiro. Algumas iniciativas talvez deverão ser adiadas se dependerem de outros esforços paralelos, recursos que ainda não estão disponíveis ou variáveis ​​externas que estão fora de controle.
   
   Com base em todas as informações obtidas, o ideal é criar uma matriz de priorização, na qual cada iniciativa possa receber uma pontuação de acordo com sua relevância estratégica, impacto financeiro e recursos necessários para sua implementação.

2. Escolha seus parceiros

   A escolha dos fornecedores que ajudarão você a implementar as iniciativas e projetos estabelecidos no orçamento é uma tarefa determinante para o sucesso. Portanto, alguns critérios devem ser considerados para avaliar quais empresas podem se tornar seus parceiros estratégicos.
   
   Qualidade e preço são, sem dúvida, os dois primeiros aspectos a serem considerados. No entanto, existem outros critérios importantes no processo de seleção de fornecedores. Um deles tem a ver com cultura e valores.
   
   É necessário verificar se essa empresa ou profissional externo age de maneira coerente e se seus objetivos e crenças estão de acordo com os da sua empresa. Vale a pena averiguar como o potencial fornecedor lida com questões como sustentabilidade, gestão de pessoas, políticas de inclusão e diversidade, etc. Nesse sentido, um critério bastante relacionado é a reputação, ou seja, que percepção o mercado tem sobre esse fornecedor? Ao estabelecer uma parceria com ele, minha empresa colocaria sua própria reputação em risco?
   
   Outro fator relevante é avaliar que tipo de apoio será oferecido enquanto os projetos e atividades estiverem em andamento. O fornecedor possui a capacidade técnica necessária? Ele tem uma equipe que pode me apoiar em situações mais complexas? Ele está realmente disposto a me ajudar a obter sucesso no meu projeto?

3. Foco na comunicação

   A chave de uma implementação bem-sucedida é a comunicação. No RH, podemos trabalhar para criar um ambiente favorável à interação, para que todos os responsáveis ​​pelas iniciativas - sejam membros de sua equipe, de outras áreas, fornecedores, etc - se sintam à vontade para contribuir com suas idéias e expressar suas opiniões.
   
   Uma comunicação eficiente é realizada de maneira circular, isto é, em que todos são convidados a participar de um fluxo frequente e fluido de informações. Dessa forma, é possível monitorar os projetos com mais eficiência, identificar possíveis problemas e agir proativamente para corrigi-los, em um processo de feedback constante.
   
   Portanto, além de ter um ambiente que promova a troca de idéias, é importante ter uma agenda de comunicação para estruturar os milestones dos projetos e identificar as principais mensagens, os públicos a que se destinam e os canais que devem ser usados.
   
   Elaborar um orçamento consistente e saber gerenciá-lo durante o ano é essencial para que a área de Recursos Humanos atue de maneira mais estratégica e alinhada aos negócios. Espero que possamos deixar de "apagar incêndios" para focar mais em ações que contribuam efetivamente para a produtividade e o melhor desempenho das nossas organizações.