A Tecnologia no Resgate da Gestão dos Benefícios para Colaboradores

Work smart, not hard (não trabalhe duro, trabalhe com inteligência) é uma regra de ouro que muitos altos executivos e gurus de gestão, incluindo os de maior sucesso no mundo seguem todos os dias.

Isto é particularmente correto para a gestão de um programa de benefícios para colaboradores. Quem é o responsável por controlar a gestão destes programas sabe o quanto pode ser complexo.

Um programa de benefícios para colaboradores envolve vários aspectos que podem ser resolvidos de duas formas: do jeito antigo (trabalho duro), ou com tecnologia (trabalho inteligente).

A seguir quero compartilhar 3 situação onde a tecnologia permite trabalhar com inteligência para alcançar melhores resultados, e mais rápido.

1. Comunicação dos benefícios (plataforma web e mobile)
Para muitos líderes de Recursos Humanos, conseguir que os colaboradores simplesmente conheçam os benefícios que a empresa oferece é uma luta eterna, especialmente em empresas com muitos colaboradores externos, em áreas isoladas ou fábricas. Isto também acontece em organizações onde a comunicação interna não é centralizada.

Jeito Antigo: Envio de comunicados impressos ou avisos em mural, com o gasto que isso implica em publicação e distribuição em materiais que demoram chegar até o destinatário ou, quem sabe, nunca é lido.

Com tecnologia: Uma plataforma web e social permite centralizar o acesso e a comunicação dos benefícios em somente um ponto. Desta forma, a informação chega até os colaboradores e não ao revés. O que acontece no caso de colaboradores que não estão físicamente na empresa? Simples: podem se informar dos beneficios usando a versão móvel da plataforma.

2. Acesso aos benefícios
Algumas vezes os colaboradores conhecem os benefícios oferecidos pela empresa, mas têm problemas para acessá-los pelas dificuldades para comprovar que são colaboradores da empresa ou, simplesmente, porque não sabem onde está o estabelecimento comercial  que oferece o benefício.

Jeito Antigo: Recursos Humanos administra planilhas com todos os estabelecimentos associados, com dados pouco atualizados e os distribui por email sem haver um processo de comunicacao continua.

Com tecnologia: Os colaboradores podem acessar os benefícios de forma totalmente online (para reserva de horas, por exemplo) ou com um cupom digital que pode ser impresso, ou ainda apresentar o benefício pela tela do celular no comércio associado. E se a pessoa não tem acesso imediato à planilha com os benefícios, tudo o que precisa fazer é buscar o que precisa na versão móvel da plataforma, filtrando por categoria, distância, nível de desconto, etc.

3. Controle da gestão do programa
Benefícios vencidos, novos, comércios associados, promoções especiais, quantidade de cupons impressos, quantidades de cupons usados, benefícios mais ou menos usados, colaboradores que usaram os benefícios, com que frequência, de quais áreas, etc. Estas são algumas apenas algumas estatísticas ou indicadores necessários para gerir um programa de benefícios de colaboradores, melhorar os resultados e tomar decisões sobre como proceder.

Jeito Antigo: A única forma de conseguir esta informação é ter uma ou várias pessoas dedicadas exclusivamente a administrar estes dados em uma ou várias planilhas e tudo 100% manual, Ou seja, um verdadeiro pesadelo. Quando os dados estiverem disponíveis de forma digital, pelo tempo que demorou consolidar, é provável que já estejam desatualizados. Logo, não servem mais. Além disso, a tarefa demorada e monótona eleva a margem de erro e, portanto, a confiabilidade das informações.

Com tecnologia: As funcionalidades de relatório de uma plataforma na Nuvem permite obter as estatísticas sobre o rendimento do programa com alguns poucos cliques. O sistema não só registra automaticamente todas as interações produzidas num período de tempo, mas também exporta tabelas e gráficos. Além disso, em algumas aplicações é possivel exportar a base de dados, o que permite uma análise mais profunda e customizada, caso seja necessário, o que simplifica dramaticamente o processo. Tem que falar mais alguma coisa?

O sucesso sempre, ou quase sempre é o resultado direto de trabalho duro e dedicado. No entanto, não é necessário trabalhar mais ou gastar energia em tarefas e processos que já podem ser simplificados ou até mesmo eliminados com a tecnologia atual. #ficadica