Horário Flexível: Não Fique no Passado

Acho que poucas vezes vi uma pessoa tão satisfeita no trabalho como um amigo que encontrei há alguns dias atrás. Meu colega trabalha em uma empresa gigante de produtos de consumo, e aproveitamos para nos encontrar e trocar ideias numa terça-feira às quatro da tarde.

“O seu chefe não vai falar nada?”, perguntei. “Não tem problema, na minha empresa eu que escolho meu horário.”, respondeu.

É que os dias em que os colaboradores deveriam estar sentados em suas mesas o dia todo é coisa do passado. O horário flexível, flex time ou tempo livre remunerado, está se convertendo em uma prática habitual em um crescente número de empresas.

Segundo o New York Times, em 2014 (o último ano do qual temos estatísticas disponíveis a respeito) 38% dos empregadores norte-americanos permitia aos seus colaboradores trabalharem de casa normalmente, o que significa uma alta de 23% em comparação a 2008.

Na América Latina o grande destaque é caso do México, onde 45% das Melhores Empresas para Trabalhar (Great Place To Work) implementam pelo menos um tipo de esquema de trabalho flexível. As variações mais utilizadas são o trabalho meio-periodo (37%) e o trabalho em casa, o home office (32%).

Vamos contrapor isso com as estatísticas da Gallup segundo as quais o índice de satisfação profissional na região chega a somente 21%. O México está na lanterna da tabela, com 12%, precedido pela Argentina (16%), Peru (17%), Uruguai (22%), Chile (24%) e Colômbia (26%) e Brasil (27%).

Há poucos anos ter liberdade para decidir o horário de trabalho era um privilégio exclusivos dos donos das empresas (e só até aí) em alguns poucos casos, e uma fantasia impossível na maioria delas.

Mas agora que a tecnologia permite trabalhar em casa, no metrô a caminho do trabalho ou mesmo fora do país. Tecnicamente quase todas as funções de produção da empresa podem ser realizadas sem a presença física do responsável pelo local de trabalho.

Portanto, o resultado é uma demanda por soluções de tempo flexível por parte dos colaboradores, assim como também de ferramentas adequadas para a gestão destas por parte da área de Recursos Humanos.

E mesmo que a prática esteja se tornando massiva de maneira lenta em nossa região, existem várias estatísticas e estudos que mostram seu impacto positivo no negócio para alavancar o employee engagement, a satisfação profissional e o esforço do colaborador, algumas das quais compartilho aqui:

- Mais de um quarto (28%) dos entrevistados num estudo do Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) disse que a flexibilidade horária influenciou em sua decisão de permanecer no emprego atual.

- Segundo uma pesquisa da Cranfield School of Management do Reino Unido, os colaboradores que têm acesso a benefícios de flexibilidade horária trabalham mais.  De acordo com os autores do estudo, o maior esforço dos colaboradores é de forma a compensar o empregador pela liberdade de escolher onde (ou quando) trabalhar.

- Cada um tem seu horário em que a produtividade é maior. Pessoalmente eu sou mais produtivo de manhã, mas conheço pessoas que podem chegar no seu auge as 10 da noite. A flexibilidade horária permite organizar uma forma em que o trabalho se adapte ao nosso relógio interno. De fato, um estudo da Boston College mostra que 70% dos gestores e 87% dos colaboradores relatam que o flex time tem um impacto positivo ou muito positivo em seus níveis de produtividade.

- O mesmo estudo relata que 65% dos gestores e 87% dos colaboradores opinam que é muito benéfico para a qualidade do seu trabalho.

- Um estudo da Flexjobs, um portal de empregos flexíveis, mostra que 76% dos colaboradores evita o escritório quando precisam terminar uma tarefa importante.  Keith Block, vice-presidente de Salesforce, disse à  revista Forbes: ”Faço quase tudo no meu smartphone … o lugar mais perigoso para tomar decisões é dentro do escritório” (na nota Ulrik Nehammer, gerente geral da Coca Cola, o apóia completamente).

Considerando esses dados, me parece que o flex time é uma ferramenta que os diretores de Recursos Humanos da região não deveriam deixar de lado para conseguir resultados que solidifiquem seu posicionamiento como um agente de mudança.

Desde um ponto de vista estratégico, o flex time pode ser uma grande contribuição para o sucesso do negócio e também para a retenção talento. Seguem algumas melhores práticas para alcançar esta meta, baseadas em minha experiência com empresas que implementaram ou estão implementado esse tipo de benefício.

Melhor prática 1: Definir a estratégia
Antes de implementar esse tipo de programa é necessário determinar quais colaboradores deveriam ter acesso a este benefício, que tipo de flexibilidade será oferecida, quem aprova tudo (e muito importante), os KPI mais adequados para medir os resultados em cada caso.

Melhor prática 2: Estabelecer um piloto
Obviamente um programa de tempo livre remunerado é uma mudança forte da cultura de organização, e por isso é recomendável primeiro fazer um teste em um departamento, ou com colaboradores de áreas diferentes para ver o que funciona ou não. Três meses deveriam ser suficiente para realizar ajustes e coletar dados que indiquem se vale a pena extender a iniciativa para o resto da organização.

Melhor prática 3: Priorizar a comunicação
Sem um plano de comunicação baseado na realidade da organização, um programa de horário flexível está fadado ao fracasso. É necessário garantir o diálogo e a colaboração de todos os envolvidos, em especial se estão em áreas diferentes ou localidades diferentes, ou mesmo se trabalham em horários distintos. Ferramentas como redes sociais internas ou aplicativos móveis permitem que a empresa garanta que seus colaboradores estejam sempre conectados e que a comunicação seja contínua.

Melhor prática 4: Evitar o ciúmes
Desde o início nem todos os colaboradores podem participar de um  programa desse tipo. Em vez de descartar o modelo, a empresa pode e deve oferecer a estes colaboradores outros benefícios percebidos como de alto valor.

Melhor prática 5: Capacitar os colaboradores
O trabalho flexível implica mudanças que nem sempre são óbvias, e por isso a empresa deve orientar os colaboradores para que a transição tenha o menor impacto possível em seus níveis de produtividade.

Melhor prática 6: Capacitar os gestores
É crucial capacitar as gerências correspondentes para estarem disponíveis e controlar a produtividade da área, seja através de emails, aplicativos de mensagem instantânea, reuniões por telefone ou teleconferências estabelecidas (inclusive presenciais, caso seja possível).

Em geral tenho visto que as empresas que afirmam que o trabalho flexível reduz a produtividade não possuem uma estratégia clara sobre o assunto.

No entanto, com um planejamento adequado, um período de testes e uma comunicação constante, os programas de tempo livre remunerado rendem frutos frutos tanto para os colaboradores como para as empresas.