Reconhecimento à empregados: Como a tecnologia reduz a carga para RH

Os gerentes de Recursos Humanos estão sob constante pressão para elevar a eficiência e melhorar o serviço que a área oferece aos colaboradores. Isso é um grande desafio em termos operacionais, já que os Recursos Humanos processam uma grande quantidade de dados e realizam muitas tarefas administrativas.

Contratações,, capacitações, administração de pessoal e gestão de talentos são somente algumas das responsabilidades de Recursos Humanos. A altíssima carga operacional gerada por essas funções tem sido um eterno problema para os profissionais da área, quando querem aumentar ou melhorar o serviço que oferecem aos colaboradores.

Isso é particularmente correto no caso de iniciativas de gestão de talento como um programa de reconhecimento à empregados, que envolve um altíssimo volume de trabalho:

• Lançamento e comunicação do programa
• Administração de indicações de reconhecimentos (notificações ao indicado e ao administrador do programa)
• Aprovação ou rejeição de indicações
• Notificação de aprovação ou rejeição para o indicado, caso corresponda
• Entrega de reconhecimento
• Administração e gestão de prêmios

Aqui é onde as plataformas tecnológicas para administrar programas de reconhecimentos com funcionalidades de autoatendimento chegam para resolver o problema. O Employee Self-Service (ESS) é uma combinação de tecnologias e mudanças organizacionais que  permitem que o usuário final (o colaborador) realize transações e completar processos que normalmente necessitariam da gestão de uma pessoa de Recursos Humanos para serem finalizados. 

Além de eliminar a necessidade de dedicar importantes recursos (horas de trabalho) para completar um processo longo e complicado, como atualizar dados, emitir relatórios e realizar validações, as tecnologias ESS reduzem ao mínimo o tempo que toma obter respostas ou resultados, eliminam o uso de formulários e automatiza, o armazenamento e busca de documentos.

Existem pelo menos 3 formas de reduzir a carga operacional de um programa de reconhecimento a empregados, graças à implementação de tecnologia de reconhecimentos com funcionalidades de autoatendimento:

1) Delega-se a parte de entrada de informação
Acrescentar grandes quantidades de dados manualmente em um ou mais sistemas gera o risco de cometer erros, reduzindo assim a qualidade e confiabilidade da informação. As funções de autoatendimento disponíveis nas plataformas atuais transferem esta função para o colaborador, liberando tempo para outras funções de Recursos Humanos.

2) Automatização dos processos do programa de reconhecimento 
A integração de um catálogo de prêmios a um programa de reconhecimentos agrega toda uma dimensão operacional relacionada com notificações, trocas de pontos, aprovações e entrega dos mesmos.

Uma plataforma tecnológica automatiza o envio de todas as notificações associadas a cada evento de reconhecimento e facilita o processo de seleção de prêmios, sem que a área de recursos humanos tenha que se envolver com nestas etapas do processo.

3) Centralização da comunicação
Uma plataforma social de reconhecimento permite que a gerência comunique de uma maneira consistente e segmentadas com uma regularidade pré-determinada, ou de acordo com o necessário.

Além de centralizar a comunicação de um ou mais programas em um só lugar, o que potencializa o alcance das mensagens que se deseja entregar, os recursos humanos podem chegar aos colaboradores em toda a organização.

Em resumo

Em um mundo onde tudo é instantâneo e acontece em meio à tecnologia, tentar administrar um programa de reconhecimento sem tecnologia é como competir na Fórmula 1 em um carro com motor popular 1.0.

As funcionalidades do autoatendimento são características chave das atuais plataformas sociais para Recursos Humanos. Se a sua organização ainda possui um programa de reconhecimentos “antigo”, estes sistemas oferecem uma excelente oportunidade para elevar o padrão do serviço que o Recursos Humanos oferece aos colaboradores.