Reconocimiento a empleados: cómo la tecnología baja la carga operativa

Los gerentes de Recursos Humanos están bajo constante presión para elevar la eficiencia y mejorar el servicio que el área brinda a los empleados. Esto supone un gran desafío en términos operativos, ya que Recursos Humanos procesa una gran cantidad de datos y realiza muchas tareas administrativas.

Inducciones, capacitaciones, administración de personal y gestión del talento, son solo algunas de las responsabilidades de Recursos Humanos. La altísima carga operativa que generan estas funciones ha sido un eterno problema para los profesionales del área, cuando quieren aumentar o mejorar el servicio que entregan a los colaboradores.

Esto es particularmente cierto en el caso de iniciativas de gestión del talento como un programa de reconocimiento a empleados, que involucra un altísimo volumen de trabajo:

• Lanzamiento y comunicación del programa
• Administración de nominaciones de reconocimientos (notificaciones al nominado y al administrador del programa)
• Aprobación o rechazo de nominaciones
• Notificación de aprobación o rechazo al nominador o nominado, según corresponda
• Entrega del reconocimiento
• Administración y gestión de premios

Aquí es donde las plataformas tecnológicas para administrar programas de reconocimientos con funcionalidades de autoservicio llegan al rescate. El Employee Self-Service (ESS) es una combinación de tecnologías y cambios organizacionales que permiten al usuario final (el colaborador) realizar transacciones y completar procesos que normalmente requerirían de la gestión de una persona de Recursos Humanos para ser finalizados. 

Junto con eliminar la necesidad de dedicar importantes recursos (horas hombre) para completar un proceso largo y laborioso, como ingresar datos, producir reportes y hacer validaciones, las tecnologías ESS reducen al mínimo el tiempo que toma obtener respuestas o resultados, eliminan el uso de formularios y automatizan el almacenamiento y búsqueda de documentos. 

Hay al menos 3 formas en que baja la carga operativa de un programa de reconocimientos gracias a la implementación de tecnología de reconocimientos con funcionalidades de autoservicio:

1) Se delega el ingreso de información

Ingresar grandes cantidades de datos manualmente en uno o más sistemas genera el riesgo de cometer errores, reduciendo asi la calidad y confiabilidad de la información. Las funciones de autoservicio disponible en las plataformas actuales trasladan esta función al colaborador, liberando tiempo para otras funciones de Recursos Humanos

2) Automatización de los procesos del programa de reconocimiento

La integración de un catálogo de premios a un programa de reconocimientos agrega toda una dimensión operativa relacionada con notificaciones, canjes de puntos, selección de premios, aprobaciones y entrega de los mismos. 

Una plataforma tecnológica automatiza el envío de todas las notificaciones asociadas a cada evento de reconocimiento y facilita el proceso de selección de premios, sin que el área de recursos humanos tenga que involucrarse en estas etapas del proceso.

3) Centralización de la comunicación

Una plataforma social de reconocimiento permite a la gerencia comunicar mensajes consistentes y segmentados con una regularidad predeterminada o según sea necesario. 

Junto con centralizar la comunicación de uno o más programas en un solo lugar, lo que potencia el alcance de los mensajes que se desean entregar, recursos humanos puede llegar a los colaboradores en toda la organización.

En resumen

En un mundo en que todo es instantáneo y tecnologizado, intentar administrar un programa de reconocimiento sin tecnología es como competir en la Fórmula 1 en un auto con motor de 1500 cc.

Las funcionalidades de autoservicio son una caracteristica clave de las actuales plataformas sociales para Recursos Humanos. Si tu organización aún maneja su programa de reconocimientos “a la antigua”, estos sistemas ofrecen una excelente oportunidad para elevar el estándar de servicio que Recursos Humanos ofrece a los colaboradores. 

Ahora puedes leer nuestro blog post sobre  4 problemas comunes con los programas de reconocimiento tradicionales.