Tecnología de RRHH: El costo de soluciones en la Nube vs On-Premise

Todo directivo de Recursos Humanos que busque modernizar la tecnología del área deberá tomar la decisión de qué modelo de tecnología implementar: aquel que genera un gasto operacional (u Opex) o el que se traduce en gasto de capital (o Capex). Esta decisión tiene un impacto importante en la gestión financiera de la organización, y por tanto es fundamental entender bien sus diferencias.

Entonces, ¿qué modelo de implementación de tecnología de RRHH es el más adecuado para la organización? ¿En la Nube u On-Premise?

El modelo On-Premise equivale a un gasto de capital (Capex) porque involucra la compra de una licencia de software, además de la adquisición, instalación y mantenimiento de un servidor propio para correr la aplicación.

En cambio, el modelo en la Nube equivale a un gasto operacional (Opex), porque se entrega de la siguiente forma:

1. Un proveedor crea una aplicación y la aloja en un servidor
2. El cliente paga una tarifa mensual para acceder a la aplicación
3. El proveedor actualiza el software y el cliente recibe esas mejoras dentro de su suscripción

Al evaluar los costos de implementar una solución en la Nube frente a una solución On-Premise es necesario considerar varios factores que influyen en el costo, ya que a menudo los gastos iniciales representan sólo una fracción del costo total.

Una solución On-Premise implica la compra de una licencia de software, comúnmente con una fuerte inversión inicial, pero además conlleva varias aristas que se manifiestan con el tiempo y suponen más pagos, tanto extraordinarios como recurrentes. Por ejemplo:

• La aplicación debe ser instalada en el hardware apropiado, que debe ser adquirido, mantenido y renovado por la empresa.
• La organización debe contar con empleados dedicados a la mantención del software y los servidores, o contratar los servicios a terceros.
• Por último, la licencia no incluye los pagos por actualizaciones y parches que la aplicación requiera en el futuro, más allá del tiempo involucrado en entender y desarrollar esas mejoras

Entonces, contrario a lo que comúnmente se piensa, una solución On-Premise requiere de todas maneras que la organización gaste permanentemente en ella.

Pero, ¿cuánto puede ahorrar una empresa usando una solución en la Nube?

Un estudio de Adaptive Planning señala que una solución en la Nube puede ser hasta 77% más barata que el software On-Premise. El estudio también señala que en el modelo de la Nube el costo del software (la tarifa mensual de suscripción) representa cerca de 62% del gasto, mientras que el costo del software de una aplicación On-Premise (incluyendo pagos por licencias y mantenciones anuales) representa solo 17% del gasto.

Esto puede ser confuso y llevar a decisiones incorrectas, ya que las empresas que sólo comparan los costos del software pasarán por alto otros gastos importantes que contribuyen al costo total, como los relacionados a la infraestructura tecnológica, implementación, soporte y capacitación.

Por su parte, un estudio similar publicado por The Yankee Group descubrió que el costo total anual de operar un software On-Premise es 60% más alto que el una solución en la Nube, incluso después del primer año. 

A través del modelo en la Nube, una empresa de cualquier tamaño puede acceder a soluciones de clase mundial sin incurrir en pagos anticipados considerables ni contratar personal especializado para su implementación y mantención.

Es claro que las soluciones en la Nube están cambiando la ecuación del software para empresas profundamente.