La Tecnología al Rescate de la Gestión de los Beneficios a Empleados

Work smart, not hard (no trabajes duro, trabaja con inteligencia) es una regla de oro que muchos altos ejecutivos y gurús de la gestión, incluidos los más exitosos del mundo, siguen todos los días.

Esto es particularmente cierto para la gestión de un programa de beneficios a empleados. Quienes están a cargo de controlar la gestión de estos programas conocen de cerca lo laborioso y complejo que esto puede llegar a ser.

Un programa de beneficios para colaboradores involucra numerosos aspectos que acarrean un alto volumen de trabajo, que puede ser resuelto de dos formas: a la antigua (trabajo duro) o con tecnología (trabajo inteligente).

A continuación quiero  compartir 3 situaciones en donde la tecnología permite trabajar con inteligencia para lograr mejores resultados, más rápido.

1. Comunicación de los beneficios (plataforma web y mobile) Para muchos líderes de Recursos Humanos, lograr que los colaboradores simplemente conozcan los beneficios que ofrece la empresa es una eterna lucha, sobre todo en empresas con muchos empleados en terreno, en áreas aisladas o en planta. Esto también pasa en organizaciones donde la comunicación interna no está centralizada

A la antigua: Envío de comunicaciones impresas o avisos en un diario mural, con el consiguiente gasto en impresión y distribución en materiales que demoran en llegar a su destinatario o, quizás, nunca son leídos.

Con tecnología: Una plataforma web y social permite centralizar el acceso y la comunicación de los beneficios en un solo punto. De esta forma, la información va hacia los colaboradores y no al revés. ¿Qué pasa en el caso de empleados que no están físicamente en la organización? Simple: pueden enterarse de los beneficios usando la versión móvil de la plataforma.

2. Acceso a los beneficios  Algunas veces los colaboradores conocen los beneficios ofrecidos por la empresa, pero tienen problemas para acceder a ellos por dificultades para comprobar que son empleados de la empresa o, simplemente, porque no saben dónde está el comercio asociado que ofrece el beneficio.

A la antigua: Recursos Humanos imprimía cientos o hasta miles de cupones que repartía entre los colaboradores, quienes debían presentarlos a sus respectivos jefes, quienes debían timbrarlos o firmarlos. El siguiente paso era revisar la planilla excel con todos los comercios asociados para anotar la dirección y el teléfono.

Con tecnología: Los empleados pueden acceder a los beneficios en forma totalmente online (para reserva de horas, por ejemplo) o con un cupón digital que se puede imprimir o mostrar en la pantalla del celular al comercio asociado. Y si el colaborador no tiene acceso inmediato a la planilla con los beneficios, solo necesita buscar lo que necesita en la versión móvil de la plataforma, filtrando por categoría, distancia, nivel de descuento, etc.

3. Control de la gestión del programa Beneficios expirados, nuevos comercios asociados, promociones especiales, cantidad de cupones impresos, cantidad de cupones usados, beneficios más y menos usados, colaboradores que usaron los beneficios, con cuánta frecuencia, de qué áreas, etc. Estas son solo algunas estadísticas o indicadores que necesita manejar para llevar la gestión de un programa de beneficios a empleados, mejorar los resultados y tomar decisiones sobre la marcha.

A la antigua: La única forma de conseguir esta información es tener una o varias personas dedicadas exclusivamente a ingresar estos datos. En una o varias planillas excel. A mano. Una verdadera pesadilla. Para cuando los datos están disponibles en forma digital, por el tiempo que tomó recopilarlos e ingresarlos, es probable que estén desactualizados. Por lo tanto, no sirven. Además, lo largo y monótono de la tarea eleva el margen de error y, por lo tanto, la fiabilidad de la información.

Con tecnología: Las funcionalidades de reportería de una plataforma en la Nube permiten obtener todas estadísticas sobre el rendimiento del programa con solo unos pocos clics.  El sistema no solo registra automáticamente todas las interacciones que se producen en un periodo dado y las despliega en tablas y gráficos, sino que también exportar la información para una mayor manipulación si fuese necesario, lo que simplifica dramáticamente el proceso. ¡Hay que decir algo más?

El éxito a menudo o casi siempre es resultado directo del trabajo duro y dedicado. Sin embargo, no es necesario trabajar de más o gastar energía en tareas o procesos que pueden simplificarse o, incluso, eliminarse con la tecnología actual.