Las 5 aplicaciones para una mejor experiencia del colaborador remoto

Realizar encuestas periódicas, proporcionar un ambiente de trabajo colaborativo y facilitar el día a día de los colaboradores, a través de herramientas self-service, son iniciativas que pueden impactar positivamente el Employee Experience en tu organización.

Las nuevas tecnologías de Recursos Humanos, y de manera especial aquellas basadas en el modelo SaaS (Software as a Service), han democratizado el uso de aplicaciones enfocadas en la experiencia de los colaboradores, a un costo muy bajo y a través de un proceso de implementación simple, ya que las funcionalidades están en la nube y no demandan instalaciones complejas en servidores locales.

Características como estas son aún más importantes en el contexto actual para brindar las herramientas adecuadas a los colaboradores. La masificación del trabajo remoto y la necesidad de buscar alternativas que les permitan a las organizaciones seguir operando, han puesto en relevancia las herramientas y los recursos necesarios para realizar el trabajo y mantener conectados a líderes y compañeros.

Compartimos algunos procesos que pueden ser optimizados a través del uso de aplicaciones que están en la nube y descubre cómo tu organización puede hacer uso de ellas para mejorar la experiencia de sus colaboradores.

1. Red Social Interna

Todos sabemos que, en un principio, el objetivo de las redes sociales era crear lazos o redes enfocados en intereses personales, no comerciales. Por esta razón, era usada inicialmente para conectarse con amigos y compartir opiniones, pensamientos y acontecimientos del día a día.

Vivimos en una época donde las redes sociales juegan un papel importante en la sociedad hasta tal punto de que son pocos los espacios y las personas que se mantienen al margen de este hecho revolucionario. No hay duda, por lo tanto, que su enorme influencia también impacta las estrategias de comunicación de las organizaciones, no solamente hacia sus públicos externos, sino también hacia sus colaboradores.

A través de una red social interna es posible promover acciones que fomenten la colaboración, refuercen los vínculos y mantengan a los equipos actualizados respecto a las iniciativas que se están llevando a cabo por la organización.

Además, se puede fomentar la comunicación bidireccional, conectando así a todos los colaboradores, en tiempo real. Así como en las plataformas de uso personal, en las redes sociales internas los colaboradores también pueden interactuar con las publicaciones, dándoles “likes”, agregando comentarios, subiendo fotos y videos, promoviendo hashtags. La experiencia digital que una aplicación como ésta proporciona no está limitada al computador, ya que la versión mobile permite que los colaboradores se mantengan conectados desde sus celulares, para seguir interactuando estén donde estén.

2. Encuestas de pulso

La implementación de sistemas de calificación sencillos, como las encuestas de pulso, pueden generar inputs valiosos para mejorar el Employee Experience.

Pedir comentarios en una gran encuesta de clima realizada anualmente o cada dos años es bastante útil, pero no es suficiente. Esto es, porque los cambios vertiginosos que estamos viviendo requieren más velocidad para identificar eventuales problemas u oportunidades de mejora, a través de datos concretos que permitan tomar las acciones correctivas adecuadas.

Una encuesta de pulso permite, por ejemplo, conocer y medir de forma muy simple el estado de los colaboradores de la organización, al permitir que cada uno de ellos, de manera confidencial, exprese cómo se siente en el momento, simplemente haciendo clic en una carita que mejor corresponda a su actual estado de ánimo.

Por medio de los reportes generados, es posible tener acceso a datos que ayudarán a identificar lo que va bien y las oportunidades de mejora, para saber dónde gastar más energía y cómo asignar mejor los esfuerzos y recursos para que la organización pueda mejorar distintos aspectos de su día a día y del clima organizacional.

3. Programa de Beneficios

El bienestar de las personas debe ser el punto de partida para la implementación de cualquier programa de beneficios. En tiempos de crisis, esto es determinante para cuidar la salud física y mental de los colaboradores, que están enfrentando una situación completamente nueva y desafiante.

Por medio de una plataforma digital, los colaboradores pueden tener acceso a cientos de convenios y descuentos para sus consumos personales y familiares, facilitando su día a día y permitiéndoles cuidar los distintos aspectos que contribuyen para su bienestar.

Sin embargo, tener una buena y variada oferta de beneficios no es suficiente: para que cualquier programa pueda generar resultados efectivos, es necesario saber comunicarlo. Un buen entendimiento de los colaboradores, acerca de todas las opciones que tienen a su disposición, potencia el uso de los beneficios.

Una buena idea para lograrlo sería promover nuevas colecciones de beneficios que se relacionan directamente con la situación actual (online, delivery, salud, educación, entre otros) y publicar estas novedades en el muro de la red social interna.

4. Colaboración entre equipos

Hoy día es posible encontrar diferentes aplicaciones que ofrecen recursos para facilitar la interacción entre los equipos, especialmente cuando están físicamente lejos.

Por medio de grupos, espacios compartidos, notificaciones, repositorios para documentos y asignación de responsables, los equipos pueden colaborar entre sí y hacer un acompañamiento eficiente de las distintas tareas, sin la necesidad de utilizar el correo electrónico como un “to-do list”, evitando perder tiempo manejando su bandeja de entrada para identificar lo que realmente importa.

Según Harvard Business Review, los profesionales desperdician, en promedio, 21 minutos diarios sólo revisando si han llegado nuevos mensajes. Por lo tanto, al tener una aplicación específica para gestionar sus actividades y tareas, los colaboradores podrán enfocarse más y mejorar su productividad.

5. Videoconferencia

Las reuniones de videoconferencia son vitales para los colaboradores remotos o aquellos que, por alguna razón, necesitan conectarse con compañeros o clientes que están lejos.

El estudio 2019 State of Video Conferencing publicado por OWL Labs reveló que, cuando la comunicación cara a cara no es una opción, los colaboradores prefieren la videoconferencia para sentirse conectados con sus compañeros de trabajo.

Si las reuniones son solo de audio, crean una experiencia desigual para los miembros remotos del equipo. Al no poder ver señales visuales, no saber quién está hablando y, por lo general, no poder escuchar bien, los que están lejos se sienten menos incluidos y aportan menos al equipo.

Con el distanciamiento social debido al COVID-19, el uso de las distintas plataformas de videoconferencias aumentó exponencialmente en los últimos meses, no solo en las organizaciones, sino que también entre amigos y familiares, en las escuelas y universidades e, incluso, en muchos programas de televisión, que han preferido entrevistar a sus fuentes o invitados a través de videollamadas. Sea cual sea la aplicación elegida, es importante tener en cuenta la seguridad en la transmisión de los datos, para evitar problemas con la filtración de información confidencial.

Aprovecha los distintos recursos que las tecnologías en la nube ofrecen e impacta positivamente la experiencia de los colaboradores en tu organización.