Mitos sobre Redes Sociales Internas: Cómo Manejar los Sesgos del CEO

Hace unos días un director de Recursos Humanos me hizo una interesante pregunta:

Un alto porcentaje de nuestros colaboradores son millennials y casi todos usamos redes sociales o aplicaciones móviles. Nuestras encuestas internas detectan una alta demanda por herramientas más modernas que faciliten procesos y ahorren trabajo. Sin embargo, uno de mis principales problemas es convencer al CEO de la necesidad de implementar una red social corporativa en la empresa.

Algunas de las objeciones que me plantea son: “sólo sirven para perder el tiempo”, “hay riesgos para los datos confidenciales” y “se prestan para comentarios contra la empresa”. En Recursos Humanos estamos convencidos del valor de esta herramienta, pero no logramos conseguir apoyo de la alta dirección. ¿Tienes algún insight sobre qué hace que las personas se resistan a implementar nuevas tecnologías en Recursos Humanos?”  

Es una excelente pregunta y creo que apunta al origen de muchos de nuestros problemas con la tecnología.

Por una parte, salir de nuestra zona de confort asumiendo el riesgo a perder control, poder, prestigio. Esto es lo que los psicólogos llaman “sesgo de statu quo”: la tendencia a evitar el cambio y mantener las cosas como están, por temor a lo desconocido. Es una tendencia inherente a la naturaleza humana y se da en áreas como la economía, la política y, desde luego, los negocios. Su influencia sobre la toma de decisiones en las empresas es poderosa.

La pregunta también apunta a por qué es tan difícil para Recursos Humanos, en ocasiones, obtener apoyo ejecutivo para la implementación de nuevas tecnologías. Como dije en mi post anterior proponiendo que miremos más allá del ROI para medir el valor de una red social interna, los VPs de Recursos Humanos estiman que el apoyo ejecutivo es la principal consideración para implementar con éxito una solución tecnológica para el área.

Derribando los Mitos sobre las Redes Sociales Internas

Creo que hay otro elemento de la pregunta que estimo absolutamente necesario abordar aquí y ahora: las objeciones con que la gerencia fundamenta su negativa a innovar.

Y como en cualquier negociación el manejo de objeciones es crucial, aprovecho esta oportunidad para derribar uno a uno estos mitos y un par más que he visto en mis años en GOintegro, la plataforma social para recursos humanos líder de Latinoamérica.

Mito 1: La red social interna se presta para comentarios negativos - FALSO

El uso de la la plataforma se autorregula cuando los colaboradores saben qué es apropiado en ella y cuando se comunica que todas las interacciones, comentarios y actividades dentro de ellas quedan registradas. Basta con diseñar un conjunto de normas claro y comunicarlo efectivamente a todos los colaboradores.

Todos podemos salir sin pantalones a la calle, pero sabemos que no es apropiado. Por lo tanto, no lo hacemos. Y si alguien hace este tipo de comentario el administrador puede moderarlo fácilmente, cosa que no es posible con un correo electrónico incendiario enviado a toda la empresa.

Mito 2: La red social interna es una pérdida de tiempo - FALSO

Esto se relaciona con el punto anterior. Cuando el comportamiento y el uso de la red social interna se autorregula, los colaboradores la ocupan como una herramienta de trabajo.

Por un lado, los empleados saben que su superior (y el superior de su superior) pueden ver sus posteos. Por tanto, su actividad naturalmente se orientará a temas relacionados con el trabajo. Por otro, la red social interna no solo es una plataforma de comunicación y colaboración, también es un medio para centralizar procesos de gestión. Migrando funciones como coordinación de reuniones o acceso a documentación, por ejemplo, el uso se orienta por sí solo hacia lo corporativo. Mientras más funciones se radiquen en la red social interna, mayor será su impacto positivo en el trabajo de los usuarios.

Mito 3: La red social interna pone en riesgo la seguridad de los datos - FALSO

Aunque se trata de un inquietud válida, todas las herramientas digitales actualmente en uso en las empresas conllevan este riesgo, en mayor o menor medida. Cualquiera puede filtrar datos sensibles en un correo electrónico o un pendrive. Aunque en algunas empresas las computadoras no tienen puerto USB (conozco bancos que tienen esta política), aún así alguien puede sacar una foto a su pantalla con su smartphone o, simplemente, imprimir un archivo.

BONUS 1 - Mito: La red social interna es cara - FALSO

Dado que este tipo de plataformas funciona en la Nube, la empresa no asume ningún costo de desarrollo, infraestructura o actualizaciones. Solo paga una tarifa mensual determinada en base a su cantidad de colaboradores. Esto significa un importante ahorro para la organización. Un estudio de Adaptive Planning señala que una solución en la Nube puede ser hasta 77% más barata que el software On-Premise.

BONUS 2 - Mito: La red social interna es como Facebook para la empresa - FALSO

Son dos cosas completamente distintas. Aunque la interfaz es similar y comparten funcionalidades sociales como likes, comentarios y follows, lo que facilita su adopción, esto  no quiere decir que los colaboradores usen la red social interna para los mismos fines que su cuenta de Facebook (ver contraargumento para el mito 2).

Las redes sociales internas son la nueva fase en la evolución de las comunicaciones y colaboración en las empresas. La clave de su éxito está en cómo se alinean con la estrategia del negocio y los problemas que intenta resolver.

Volviendo a la pregunta planteada por directivo de Recursos Humanos que mencioné al inicio de este post, para  ser agentes de cambio introduciendo tecnologías sociales en la organización, los directivos de Recursos Humanos deben diseñar una estrategia para manejar las objeciones del CEO que, como hemos visto, muchas veces racionalizan con ideas o creencias de amplia adhesión, pero que no tienen base en la realidad. Es decir, mitos.

Creo que, para comunicar adecuadamente el valor de estas nuevas herramientas, Recursos Humanos debe refutar el sesgo de statu quo con argumentos que muestren el riesgo de no innovar y frenar la adopción social en la empresa: la pérdida de competitividad en un mundo móvil, instantáneo e interconectado.